BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian dan Fungsi Manajemen
Definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor itu berbeda-beda, tetapi yang terpenting memiliki maksud yang sama. Perbedaan yang ada hanyalah terletak pada latar belakang keahlian masing-masing, sehingga tinjauan manajemennya berasal dari segi yang berbeda pula.[1]
Dalam Encyclopedia of the Social Sciense dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
Haiman mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama.
Menurut George R. Terry, manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain.[2]
Professor Oei Liang Lee mengemukakan pendapat bahwa manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi tentang manajemen tersebut, yang dipaparkan oleh Professor Oei Liang Lee dapat diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu:[3]
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Kita sangat membutuhkan manajemen dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Organisasi tanpa manajemen akan kacau dan bahkan mungkin gulung tikar. Hal ini terbukti dengan jelas di dalam situasi tidak normal seperti adanya bencana, ketika organisasi sedang tidak teratur atau mengalami kemunduran. Di dalam keadaan yang membahayakan organisasi tersebut manajemen sangat dibutuhkan untuk membenahi organisasi agar menjadi baik.[4]
B. Perencanaan dalam Bisnis
Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari perencanaan.[5]
Berbagai definisi tentang perencanaan dikemukakan oleh beberapa ilmuan. Pertama, definisi yang dikemukakan oleh Newman bahwa perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan. Kedua, Louis A. Allen mengatakan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Ketiga, hampir mendekati pendapat yang dikemukakan oleh Louis A. Allen, Charles Bettleheim berpendapat bahwa dalam setiap rencana terdapat dua elemen, yaitu tujuan dan alat yang perlu untuk mencapai tujuan itu. Keempat, Koontz dan O’donnel berpendapat lain lagi bahwa perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari berbagai alternative dari tujuan, kebijaksanaan, prosedur, dan program.
Pada umumnya suatu rencana yang baik memuat enam unsur, yaitu : the what, the why, the where, the when, the who, dan the how. Jadi, suatu rencana yang baik harus memberikan jawaban kepada enam pertanyaan berikut:
a. Tindakan apa yang harus dikerjakan?
b. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan?
c. Di manakah tindakan itu harus dilaksanakan?
d. Kapankah tindakan itu dilaksanakan?
e. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu?
f. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu?
Ada yang berpendapat bahwa suatu rencana mengandung unsur-unsur sebagai
berikut:[6]
a. Tujuan perusahaan
b. Politik perusahaan
c. Prosedur
d. Budget
e. Program
Dibanding dengan fungsi-fungsi yang lain, perencanaan adalah sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi tersebut. Adapun kegunaan daripada perencaan adalah:[7]
a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan waktu mendatang
Waktu yang akan dating bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah. Oleh karena itu diperlukan adanya perencanaan.
b. Mengarahkan perhatian pada tujuan
Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah di dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencaan yang baik akan memberikan arah dari masing-masing bagian dalam organisasi menuju kepada satu sasaran/tujuan yang telah ditetapkan.
c. Memperingan biaya
Perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
d. Sarana untuk mengadakan pengawasan
Hasil kerja yang telah dicapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan.
Perencanaan mempunyai sifat keutamaan dan bersifat luas, ini berarti bahwa perencanaan itu baik. Selain kebaikan-kebaikan, perencanaan juga mempunyai kelemahan-kelemahan. Adanya kelemahan ini disebabkan oleh faktor yang mempunyai sifat membatasi perencanaan.[8]
a. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
Keadaan mendatang yang penuh dengan ketidak-pastian sulit untuk diramalkan secara pasti dan tepat. Oleh karena itu anggapan-anggapan yang tepat pun sulit untuk ditentukan.
b. Perubahan yang sangat cepat
Suatu kehidupan yang bersifat dinamis dapat dikatakan baik. Akan tetapi, jika perubahan yang terjadi terlalu cepat, maka dapat menimbulkan berbagai kesulitan dalam menyusun suatu perencanaan. Perubahan yang terlalu cepat mungkin tidak dapat diduga sebelumnya walaupun sudah diadakan peramalan.
c. Kekakuan internal
Kekakuan internal merupakan kekakuan yang tercipta dan berasal dari dalam perusahaan, dapat berupa:
1. Kekakuan psikologis
2. Kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan
3. Kekakuan sumber daya dan dana
d. Kekakuan eksternal
Kekakuaneksternal ini sangat sulit untuk dikendalikan dan diawasi oleh para manager karena sangat berkaitan dengan masalah-masalah: social-politik, teknologi, kebudayaan geografi, perekonomian dan sebagainya.
e. Waktu dan biaya
Untuk menyusun suatu peramalan, waktu dikatakan tidak terbatas. Namun kemampuan manusia untuk menggunakan waktu yang ada sangat terbatas.
Faktor biaya juga perlu diperhatikan dalam menyusun suatu perencanaan. Faktor biaya sangat berkaitan dengan waktu. Makin lama waktu yang dibutuhkan, maka makin besar pula biayanya. Demikian pula sebaliknya.
C. Pengorganisasian dalam Bisnis
Pengorganisasian mempunyai kata dasar organisasi. Kata organisasi berasal dari istilah Yunani organon dan istilah Latin organoum yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan.
James D. Mooney berpendapat, bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. Sedangkan Chester I. Barnard memberi pengertian organisasi sebagai suatu sistem dari aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.[9]
Jika ditinjau dari prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok dengan sedemikian rupa. Sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.
Dalam organisasi dapat menimbulkan hubungan-hubungan yang dapat berbentuk:[10]
1. Hubungan informal
Hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi. Termasuk hubungan informal ini antara lain: hubungan yang timbul secara tidak sengaja, hubungan di luar tugas/pekerjaan, dan hubungan-hubungan lain yang bersifat tidak resmi.
2. Hubungan formal
Hubungan formal ini merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja dan juga ditujukan di dalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada.
Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu:
a. Tanggung jawab
Tanggung jawab ini yang dimaksud adalah kewajiban bagi individu untuk melakukan tugas yang telah ditetapkan, dengan cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yang diterima. Cara penentuannya dapat dilakukan dengan menggunakan azaz kesamaan. Dalam hal ini, fungsi-fungsi yang diberikan harus dikelompokkan berdasarkan persamaan tugas-tugas yang ada.
b. Wewenang
Wewenang ini yang dimaksud adalah hak untuk mengambil keputusan tenang apa yang harus dilakukan oleh seseorang, juga merupakan hak untuk meminta kepada orang lain untuk melakukan sesuatu.
c. Pertanggung-jawaban
Arus pertanggung-jawaban disini merupakan kebalikan dari arus wewenang. Pertanggung jawaban merupakan hasil pekerjaan yang telah dicapai dimana hasil pekerjaan tersebut harus dilaporkan kepada pihak yang berwenang.
Dalam suatu perusahaan atau organisasi dengan segala aktivitasnya, terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan suatu organisasi. Untuk itu diperlukan suatu bagan yang menggambarkan tentang hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. Sebenarnya dalam bentuk organisasi ada bermacam-macam, tetapi pada pokoknya ada empat, yaitu: organisasi garis (line organization), organisasi garis dan staf (line and staf organization), organisasi fungsional (functional organization), komite (commite), dan organisasi matrik.
1. Organisasi Garis
Bagan organisasi garis yaitu bagan organisasi yang melukiskan wewenang garis (komando) para pejabat pada organisasi tersebut terhadap pejabat-pejabat dibawahnya.[11]
Kelebihan organisasi garis, diantaranya:
a. Pimpinan hanya satu.
b. Pimpinan dapat mengambil keputusan dengan cepat.
c. Pimpinan dapat memberikan perintah secara langsung kepada bawahan dengan cepat.
d. Hemat anggaran, karena pengawasan hanya dipegang oleh satu orang saja.
Kekurangan organisasi garis, diantaranya:
a. Sering terdapat birokasi yang menghambat jalannya perusahaan.
b. Tugas kurang efisien karena tidak adanya spesialisasi.
c. Kurangnya kerjasama diantara masing-masing bagian.
2. Organisasi Garis dan Staf
Harrington Emerson telah mengemukakan pendapat mengenai organisasi garis dan staf. Bentuk organisasi ini pada umumnya dianut oleh organisasi besar, yang mempunyai karyawan dalam jumlah yang banyak serta memiliki tugas yang beragam serta rumit.
Kelebihan organisasi garis dan staf, diantaranya:
a. Dapat digunakan oleh setiap organisasi besar.
b. Pengambilan keputusan yang sehat lebih mudah didapat karena adanya staf ahli.
c. Perwujudan “the right man in the right place” lebih mudah dilaksansakan.
Kekurangan organisasi garis dan staf, diantaranya:
a. Solidaritas sukar diharapkan karena karyawan tidak saling kenal.
b. Koordinasi kadang sukar diterapkan karena susunan organisasi rumit dan kompleks
3. Organisasi Fungsional
F. W. Taylor mengemukakan pendapat tentang organisai fungsional. Organisasi fungsional merupakan sebuah organisasi dimana segelintir pimpinan tidak mempunya bawahan yang jelas sebab atasan berwenang member komando kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.
Kelebihan organisasi fungsional, diantaranya:
a. Pembidangan tugas-tugas jelas
b. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
c. Digunakan tenaga ahli sesuai fungsi.
Kekurangan organisasi fungsional, diantaranya:
a. Sukar mengadakan tour of duty karena adanya spesialisasi.
b. Para karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar melaksanakan koordinasi.[12]
4. Organisasi Komite
Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Misalnya komite budgetmempunyai anggota Kepala-kepala bagian dalam perusahaan, seperti Kepala Bagian Produksi, Kepala Bagian Finansial dan Kepala Bagian Pemasaran. Mereka berusaha mengalokasikan dana dengan menyusun suatu budget yang terbaik untuk seluruh kegiatan perusahaan.
Kelebihan organisasi komite, diantaranya:
a. Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat antar anggota.
b. Keputusan ditentukan secara bersama-sama.
c. Koordinasi lebih baik.
d. Meningkatkan pengawasan.
Kekurangan organisasi komite, diantaranya:
a. Sulit mempersiapkan pertemuan, karena masing-masing anggota memiliki kesibukan.
b. Keharusan untuk berkompromi.
c. Sering menimbulkan kesimpangsiuran dalam organisasi.
5. Organisasi Matrik
Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi ini disebut juga organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.
Kelebihan organisasi matrik, diantaranya:
a. Luwes.
b. Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik.
c. Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.
Kekurangan organisasi matrik, diantaranya:
a. Masalah dapat muncul karena adanya pendekatan yang melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional.
b. Konflik dapat muncul antar manajer proyek dengan manajer di bagian lain.
c. Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang yang mempunyai bagian berbeda.
[1] Basu Swastha dan Ibnu Sukotjo, Pengantar Bisnis Modern, Ed. 3, Yogyakarta: Liberty Yogyakarta, hlm. 82
[2] M. Manullang, Dasar-dasar Manajemen, Cet. 16, Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, hlm. 3
[3] Basu Swastha dan Ibnu Sukotjo, Op. cit, hlm. 82
[4] Agus Subardi, Manajemen Pengantar, Ed. Revisi, Yogyakarta: Akademi Manajemen Perusahaan YKPN, hlm. 2
[5] Basu Swastha dan Ibnu Sukotjo, Op. cit, hlm. 91
[6] M. Manullang, Op. cit, hlm. 39-42
[7] Basu Swastha dan Ibnu Sukotjo, Op. cit, hlm. 93-94
[8] Ibid, hlm. 98-101
[9] M. Manullang, Op. cit, hlm 39
[10] Basu Swastha dan Ibnu Sukotjo, Op. cit, hlm 105-106
[11] Agus Subardi, Op. cit, hlm. 90
[12] M. Manullang, OP. cit, hlm. 62-64
